Les réunions de cadres inefficaces ?

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Palacity | Avril 2016
D’après une enquête Wisembly* Ifop 2016

Les résultats de la 3ème édition du baromètre annuel Wisembly réalisé en partenariat avec lʼIFOP montre que les cadres perdraient en moyenne 10 jours par an en réunions inefficaces ! Est-ce une fatalité ? Réponse dans ces colonnes.

Sur le thème "La réunion de demain sera productive : quels formats privilégier ?" Wisembly, spécialiste du travail collaboratif et éditeur dʼune solution web & mobile dresse un premier constat : les Français passent toujours autant de temps en réunion ; un format dont lʼefficacité est de plus en plus questionnée par les collaborateurs. Manque dʼinteractivité, liberté de parole limitée… Des freins de plus en plus pointés du doigt par ces derniers. Cependant, les cadres estiment que la réunion reste indispensable en entreprise du fait des décisions importantes qui y sont prises. Afin de maximiser la productivité des réunions, de nouveaux formats et outils plus digitaux sont apparus qui séduisent de plus en plus de cadres.

Des agendas remplis de réunions

Le phénomène de la réunionite aïgue frappe toujours autant les entreprises françaises. Selon l’enquête — Méthodologie : le sondage a été mené en ligne du 9 au 14 mars 2016 auprès de 1 001 personnes représentatives de la population cadre, selon la méthode des quotas — 43 % des cadres français ont entre 2 et 4 réunions par semaine. Un cadre sur quatre (24 %) assisterait à un minimum de 5 réunions par semaine.

Sur la durée, la moyenne est estimée à 1h20. Au global, cela représenterait pas moins de 5 semaines de travail par an (soit 24 jours par an). Pour 40 % des collaborateurs, la durée moyenne va au-delà d’1h30.

La fréquence des réunions auxquelles assistent les cadres se révèle très liée au secteur de leur entreprise et au domaine d’activité dans lequel ils exercent. Egalement, plus le salaire des cadres est élevé, plus les réunions sont fréquentes (34 % des cadres touchant plus de 50 000 euros bruts par an participent à plus de 5 réunions par semaine contre 19 % pour les moins de 50 000 euros bruts annuels).

Top 3 des secteurs d’activité les plus en réunion :
1. Industrie
2. Services
3. Commerce et transport

Une efficacité remise en question

Selon les cadres, la réunion reste le premier outil pour prendre des décisions et faire avancer les projets.

Selon l’étude, 35 % des cadres trouvent que la moitié des réunions auxquelles ils assistent sont inefficaces. Une dépréciation encore plus forte pour 22 % d’entre eux qui considèrent que moins d’une réunion sur quatre à laquelle ils participent est vraiment efficace !

Par ailleurs, en mettant en parallèle la durée moyenne des réunions et le degré de productivité de ces dernières, on observe que plus les réunions sont courtes et rares (1 réunion par semaine d’une durée de 28 minutes), plus elles sont jugées efficaces et productives.

La taille des organisations semble jouer un rôle important dans la perception de l’efficacité des réunions. Ainsi, il semble que plus l’entreprise est grande, moins les réunions sont perçues comme efficaces.

D’autres facteurs nuisent à la productivité des réunions, tels que les freins que rencontrent les cadres lorsqu’ils souhaitent prendre la parole. Ils sont d’ailleurs 56 % à affirmer rencontrer des difficultés pour prendre la parole en réunion. Un chiffre qui varie fortement selon le domaine d’activité du cadre : le chiffre s’élève en effet à 62 % pour les ressources humaines et services opérationnels, et à 61 % pour le département communication/marketing. A l’inverse, les cadres présents dans les instances de direction (du type Comex) sont ceux qui ont le moins de difficultés à prendre la parole lors des réunions (38 %).

Les raisons invoquées face à la difficulté de prendre la parole en réunion sont multiples :

► Près de 20 % estiment que leurs collègues monopolisent beaucoup la parole : un ressenti partagé par une majorité de cadres du domaine de l’éducation (27 %);
► 17 % s’autocensurent pour ne pas créer de conflits ou faire de mauvais esprit : un score qui monte à 21 % pour les cadres issus de services opérationnels achats ;
► 16 % ne se sentent pas libre de dire ce qu’ils pensent réellement : une difficulté majoritairement ressentie par les cadres de la finance et des achats (22 %) ;
► Plus d’un participant sur 10 (12 %) assiste à une réunion qui ne le concerne pas. Et il semble que les erreurs de casting sont trois fois plus susceptibles d’arriver pour les grands groupes (15 % pour les structures de plus de 500 salariés contre 4 % pour celles de moins de 50).

Un participant sur 10 sait qu’il ne sera pas écouté, quoi qu’il puisse dire. Un frein qui semble de moins en moins ressenti à mesure que le niveau de rémunération s’élève : 13 % pour les salaires de 50 000 à moins de 55 000 euros bruts annuels, 10 % pour ceux de 55 000 à moins de 60 000 euros, 4 % pour ceux de 60 000 à moins de 75 000 euros, et enfin seulement 3 % pour les salaires de plus de 75 000 euros.

Quels formats et moyens dʼéchanges pour des réunions productives ?

Même si de nombreux freins à la productivité lui sont attachés, la réunion physique reste un format de prédilection pour une majorité de cadres. Ils sont 62 % à y avoir recours pour faire avancer leur projet et 36 % à la désigner comme le format le plus efficace.

Le baromètre met également en lumière que plus d’un cadre sur trois (34 %) prend des décisions importantes par échanges de mails concrétisés par une réunion.

Mais il n’en demeure pas moins que des modalités de réunion plus innovantes trouvent un certain écho, à l’instar des stand-up meeting (selon 11 % des cadres interrogés), des visio-conférences (selon 8 % des répondants) et des logiciels de gestion de projets partagés (selon 8 % d’entre eux).

« Ce n'est pas la fin des réunions ! Les cadres français insistent une fois de plus sur le fait qu'il est important de se réunir pour avancer. En revanche, il est clair qu'il faut inverser la tendance. Ils refusent en bloc les formats archaïques, les problèmes d'organisation ou de timing, et plébiscitent en revanche des nouveaux formats ou des solutions digitales qui leur permettraient de mieux exprimer leurs idées tout en passant moins de temps en réunion », explique Romain David, fondateur de Wisembly.

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*A propos de Wisembly :
Créé en 2010, Wisembly est un éditeur de solutions collaboratives en mode SaaS. Il répond à un besoin persistant d’interactivité, de digitalisation des entreprises et les aide à rendre leurs meetings (séminaires, conf-calls et autres formats de réunions) plus productifs. Wisembly a conquis plus de 600 acteurs allant de grands groupes internationaux à certaines associations et grandes écoles (BNP Paribas, SNCF, Auchan, Deloitte, Canal+, Danone, Sciences Po…). En 2014, première et dernière levée de fonds effectuée en date : 1,5 M€ avec Alven Capital (Capitaine Train, Birchbox, Happn, Drivy). Wisembly compte aujourd'hui plus de 45 salariés et est certifié « Cool Vendor » par le cabinet de recherche Gartner, Inc et classé dans le Technology Fast 500 de Deloitte. Fondateurs : Romain David, Guillaume Potier, Andreï Vestemeanu. >> http://wisembly.com/

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