Comment rendre vos réunions plus productives ?

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Palacity | Mars 2016
D’après une enquête Spacebase 2015*

En moyenne, un employé passe 31 heures par mois en réunions non productives. Ce temps pourrait être utilisé plus judicieusement comme le démontre un récent sondage de Spacebase, plateforme de location de lieux uniques pour réunions et événements professionnels. Suite à plusieurs témoignages, la perte de temps en réunion est beaucoup moins importante en start-up, entre 1 à 10h par mois. Comment font ces jeunes entreprises pour rendre leurs réunions plus productives et créatives ? Spacebase se base sur les résultats de son enquête pour établir les 7 conditions requises pour conduire des réunions plus productives.

1. Préparation : Définissez clairement vos objectifs

Les objectifs d’une réunion sont établis en amont de la présentation aux employés. « Nous travaillons avec plusieurs outils en ligne pour partager des fichiers, interagir avec les participants ou tout simplement échanger des idées. Nous nous assurons de les informer des objectifs et des buts de la réunion, ainsi que le temps consacré à celle-ci », explique Julian Jost, fondateur de Spacebase. Les buts de la réunion doivent être définis clairement et résolus durant le temps imparti pour. De cette façon, la perte de temps est diminuée et les discussions inutiles sont bannies.

2. Changement de décor : Sortez de votre bureau !

Selon Daphné Tsaoussis, Global PR & Communication Manager chez FoodPanda, plateforme de réservation pour services de livraison de repas, « Il est primordial de changer d’environnement pour discuter de nouvelles idées ». Plus de la moitié des sondés des startups déclarent qu’un environnement nouveau joue un rôle crucial dans la créativité et la productivité des réunions. Au lieu de rester au sein des locaux de l’entreprise ou dans une salle de conférence classique, les startups sont souvent à la recherche de nouveaux lieux insolites pour développer l’inventivité de ses employés. « Le meilleur cocktail pour la créativité se compose de sérotonine et de dopamine, nous en faisons l’expérience lorsque nous nous sentons calmes et pleins d’énergie. En d’autres termes, nous devons éliminer le stress ! En prenant par exemple de la distance avec le cadre du travail », a déclaré le Docteur Hanno Deyle, Co-fondateur et Directeur général de Third of Life - Your Sleep Company. Les salles de réunions ennuyeuses ne sont pas dans la ligne de conduite des startups : « Pour nos réunions créatives, nous privilégions les parcs et les cafés », affirme Paul Roitier, Cofondateur de l’application de billetterie Dingo. Jeppe Alexander Meier, co-fondateur de la société de mode danoise Forét, ajoute pour sa part : « Avec nos bureaux au sous-sol, nous aimons trouver de nouveaux lieux alternatifs pour nos réunions. Nous sommes toujours entourés de créateurs, de précurseurs de tendances, d’artistes dans des espaces collaboratifs ».

3. Hiérarchie : Chaque idée compte

Pour une parfaite intégration de son équipe, toutes les idées proposées en réunion sont prises en compte et étudiées. La hiérarchie est bouleversée et gommée par les startups en comparaison avec les entreprises plus old-school. « Notre hiérarchie au bureau est ouverte et plate. Tout le monde peut contribuer et donner librement ses idées, certains de nos stagiaires ont déjà provoqué des changements majeurs dans la société grâce à leur participation à nos réunions. Nous créons un environnement permettant d’exprimer sa propre personnalité et expérience pour grandir ensemble », continue Daphne Tsaoussis, Global Manager PR & Communication à Food Panda. À l’instar des réunions condescendantes dans les entreprises, les startups laissent de la place pour la créativité et des idées insolites. « J’écris l’ordre du jour avec des questions clés puis je les laisse s’exprimer. De cette façon, tout le monde obtient une chance de formuler ses idées sans restrictions, ce qui permet de trouver plus facilement des solutions », explique Lars Trunin, Fondateur et Pdg de l’agence de publication estonienne Raudwara. Pour Christopher J. Anker, le fondateur de l’agence créative Mellow, l’essentiel est de respecter un principe : « Le meilleur argument est toujours gagnant. Avec ce principe, chaque idée et pensée doivent être présentées avant d’affiner les meilleures ».

4. Durée : Faites des pauses !

La durée d’attention moyenne pour un adulte est de 18 minutes ! Une réunion trop longue tue la productivité et la créativité. La discussion et l’échange diminuent l’efficacité des réunions lorsque la concentration est en baisse, il est donc conseillé de toujours effectuer des réunions à intervalles réguliers à heure fixe. « Je planifie toujours mes réunions à l’avance avec une liste de points à discuter. Puis j’estime une durée pour chaque point sur ma liste afin d’établir le temps de ma réunion. Certains sujets peuvent être plus rapides à traiter que d’autres... », explique Lars Trunin. La dynamique d’une réunion doit être pensée et établie en amont pour plus d’efficacité, des pauses fréquentes sont favorables à la concentration et à la créativité.

5. Bureau : salarié, levez-vous !

En plus du changement d’environnement, la forme de votre réunion peut provoquer un impact créatif, par exemple se tenir debout, ou marcher dans un parc. « Dans la matinée, nous partons marcher une heure tous ensemble. Nous nous divisons en petits groupes pour discuter dans une rue tranquille ou dans un parc. Les réunions en marchant sont efficaces et nous préparent à travailler plus productivement de retour au travail », conseille Ian Cumming, Fondateur général de la startup américaine Travel Massive. Cette technique aide l’entreprise à s’ouvrir sur de nouvelles idées. Par exemple, la méthode Scrum définit un cadre de travail permettant la réalisation de projets complexes. La méthode s'appuie sur le découpage d'un projet en timeboxing ou boîtes de temps, nommé réunions “Sprints”. « Nous avons des cycles de Sprints de deux semaines. Nos réunions de conception sont longues, cependant les réunions ultérieures sont courtes et concises pour le développement des idées et critiques », déclare Eytan Lerba, PDG de l’application Wizit à San Francisco.

6. Décisions rapides : Délibérez sur les idées proposées

En plus des réponses à vos questions prédéfinies, une prise de décision concrète devrait être prise lors de vos réunions. Toujours selon le Dr Hanno Deyle : « Nous nous assurons que les participants à la réunion peuvent prendre part à des décisions importantes de l’entreprise. De cette façon, nous garantissons l’implication des employés dans le processus de décision et la diminution de perte de temps ». Si aucune décision et résultat n’est attendu lors de vos réunions, alors celles-ci sont inutiles. Une réunion est importante pour résoudre des problèmes concrets ou traiter des questions importantes. Tous les points annoncés dans l’ordre du jour doivent être évoqués et discutés.

7. Taille : Choisissez les bons participants

Il n’y a rien de pire que d’être coincé dans une réunion qui ne nous concerne pas directement. En raison de leurs ressources souvent limitées, les startups mettent plus d’effort à travailler de manière efficace et exiger une force de travail et une implication plus importante de la part de chaque employé pour développer au maximum l’entreprise. Elles ne peuvent se permettent de “gaspiller” inutilement le temps lors des réunions. « Nous travaillons en groupes sur des tâches précises et différentes afin de limiter la durée des réunions et améliorer leur productivité », explique Romain Butti, Relations Presse et Responsable des réseaux sociaux chez Allryder. Les grandes entreprises peuvent s’inspirer de cette méthode efficace, pour investir plus de temps dans d’autres tâches plus importantes au sein de l'entreprise. Mathilde Lucy, Junior Content Manager chez Pamono, le corrobore : « Nos réunions sont divisées entre des briefings quotidiens simples et rapides et une réunion d’équipe importante, une seule fois par semaine. » De cette façon, les participants sont impliqués et concernés pour plus d’efficacité.

Comme l’enquête le démontre, les startups ont construit leur réputation sur l’innovation dans leurs méthodes de travail et de réunions. A travers une hiérarchie plate et une équipe diversifiée et internationale, le monde des startups a révolutionné et inventé une nouvelle culture d’entreprise. Celle-ci inspire de plus en plus les dirigeants des grandes entreprises. « Nous sommes convaincus qu’il est possible aujourd’hui d’améliorer la productivité et la créativité des réunions dans tous types d’entreprises », affirme Julian Jost, Fondateur et CEO de Spacebase. « Les startups sont inventives et inspirent la société et la mentalité des entreprises classiques en termes d’efficacité et d’innovation. Comme notre enquête le montre, le lieu de la réunion joue un rôle primordial. Spacebase offre cette possibilité de créativité à tous à l’international avec une réservation en ligne simplifiée en quelques clics. Notre vision est de supprimer l’idée générale qu’une réunion est inutile et ennuyeuse en révolutionnant l’organisation d’une réunion dans un endroit inspirant et créatif ».



*Spacebase est une plate-forme en ligne pour le référencement et la réservation de vos salles événementielles en France et à l’international. Créé en Août 2014 par Julian Jost, Jan Hoffmann-Keining et Stephan Ekbergh, Spacebase est une entreprise récompensée par WebinTravel pour le prix de “Start-up de l’année 2014” et le prix de la “Best Travel Startup 2015” par Eye for Travel. Actuellement, la plateforme compte plus de 1 000 lieux dans 14 villes autour du monde. Spacebase a choisi d’ouvrir ses bureaux à Berlin depuis Décembre 2014.

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